Il contenuto della circolare n. è riservato.
INFORMATIVA PRIVACY ai sensi dell’art. 13 e 14 del REGOLAMENTO (UE) 2016/679 PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI DEI FORNITORI
1. Titolare del trattamento
L’Istituto Comprensivo di Azeglio (telefono 0125 – email telefono 0125-72125 – email TOIC894006@istruzione.it) nella persona del Dirigente Scolastico e legale rappresentante pro tempore, in qualità di Titolare del trattamento dei dati personali (di seguito, il “Titolare” o la “Scuola”), fornisce di seguito le informazioni inerenti al trattamento dei dati personali riguardanti i fornitori e prestatori di beni e servizi (liberi professionisti o imprese) scelti o potenziali (di seguito, i “Fornitori”) effettuato nell’ambito delle attività negoziali strumentali e/o necessarie per le procedure relative agli affidamenti di lavori, servizi e forniture e dei conseguenti rapporti contrattuali con i Fornitori.
2. Responsabile Protezione dei Dati
Il responsabile della protezione dei dati è il Dott. Federico Croso, ed è contattabile ai seguenti recapiti: numero telefonico: 0163 03 50 22 – indirizzo email: dpo@gdprscuola.it
3. Categorie di dati personali trattati
Il Titolare può trattare, a seconda dei casi, i seguenti dati personali:
- comuni: dati anagrafici, coordinate di contatto anche elettroniche, codice fiscale, partita IVA, dati contabili, coordinate bancarie, funzione/ruolo professionale, poteri/deleghe di firma e rappresentanza, dati relativi alla formazione e al percorso professionale (come titoli di studio, esperienze lavorative precedenti, appartenenza ad albi, );
- giudiziari: ex art. 10 GDPR (relativi a condanne penali e reati o a connesse misure di sicurezza);
(di seguito, i “Dati Personali”).
I Dati Personali sono forniti alla Scuola dai Fornitori, direttamente o tramite i relativi referenti/collaboratori o anche raccolti dagli appositi elenchi pubblici, e si riferiscono alle seguenti categorie di soggetti:
- Fornitori persone fisiche;
- nonché, persone fisiche che agiscono per conto dei Fornitori organizzati in forma di impresa o comunque non coincidenti con una persona fisica. È possibile che, nell’ambito della fornitura, il Titolare venga a conoscenza di alcuni dati personali del rappresentante legale o di altri referenti/delegati del Fornitore (dati anagrafici e di contatto, ruolo aziendale e, nel caso, poteri/deleghe);
(di seguito gli “Interessati”).
4. Finalità e basi giuridiche del trattamento, obbligatorietà del rilascio dei dati richiesti e conseguenze
I Dati Personali potranno essere trattati per le seguenti finalità:
- istituzione di un sistema di qualificazione dei Fornitori e quindi adozione del relativo albo e conseguente gestione pratica delle istanze di iscrizione da parte dei Fornitori e dell’eventuale cancellazione;
- attuazione e gestione delle gare e procedure di affidamento – anche in modalità diretta e tramite lo strumento di commercio elettronico MEPA (Mercato elettronico della pubblica amministrazione) – di lavori, servizi e forniture da parte della Scuola, nel contesto della sua autonomia negoziale e di acquisto, e quindi raccolta di informazioni e documentazione preliminari all’assegnazione dell’incarico ai Fornitori (anche mediante indagini di mercato o la consultazione degli appositi elenchi), verifica del possesso dei requisiti, adempimento delle incombenze necessarie alla conclusione ed esecuzione del contratto di fornitura (anche in relazione al rispetto dei limiti degli impegni di spesa autorizzati con l’approvazione del Programma Annuale e successive modifiche);
- fare valere e/o difendere i diritti del Titolare nelle sedi consentite dalla legge, anche mediante iniziative stragiudiziali ed anche attraverso terze parti;
- adempiere a obblighi derivanti da disposizioni di legge (comprese le previsioni in materia di trasparenza finanziaria, amministrativa e di rendicontazione e di autonomia negoziale della Scuola, nonché del d.lgs. 50/2016 – Codice degli Appalti e s.m.i) o da codici o procedure approvati da Autorità e altre Istituzioni competenti, nonché per dare seguito a richieste da parte dell’autorità amministrativa o giudiziaria competente e, più in generale, di altri soggetti pubblici nel rispetto delle formalità di legge (tra cui il MIM o il MEF) e derivanti anche dai bandi di gara pubblicati;
- nonché, per fini di archiviazione nel pubblico interesse.
Le basi giuridiche dei trattamenti sono:
- per i dati comuni:
- per le finalità sub a) e b), l’esecuzione di misure precontrattuali e contrattuali o di obblighi legali cui la Scuola è soggetta o l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri da parte della stessa scuola;
- per la finalità sub c), in forza del diritto di difesa e sicurezza della Scuola e del sistema scolastico pubblico da eventuali reati/atti illeciti o comunque da condotte difformi rispetto agli impegni assunti dall’operatore, nonché a garantire la regolarità ed efficienza dello svolgimento della propria attività scolastica e la protezione dei dati e dei sistemi;
- per la finalità sub d), l’adempimento di obblighi legali cui è soggetto il Titolare,
- per la finalità sub e): sulla base di uno specifico obbligo di archiviazione previsti a carico della Scuola per finalità di interesse pubblico.
- per i dati giudiziari:
- espressa previsione di legge (con particolare riferimento a quanto previsto dal Codice degli appalti pubblici);
Tutti i Dati Personali sono necessari per il perseguimento delle suddette finalità. L’eventuale mancato conferimento, anche parziale, impedisce – a seconda dei casi – la conclusione del rapporto contrattuale o la sua completa esecuzione.
5. Modalità di trattamento e destinatari dei Dati personali e modalità di trattamento
I Dati Personali saranno trattati a mezzo di strumenti sia manuali sia informatici esclusivamente da parte di soggetti a ciò autorizzati ed appositamente istruiti.
Inoltre, per il perseguimento delle finalità sopra indicate, i Dati Personali potrebbero essere comunicati a/conosciuti da:
- gli autorizzati al trattamento del Titolare (dipendenti/operatori e collaboratori del Titolare);
- le società e professionisti terzi fornitori di servizi al Titolare (quali, ad esempio, assicurazioni, società di servizi contabili, servizi informatici, studi legali);
- consulenti e professionisti incaricati per la corretta esecuzione degli obblighi contrattuali o per fare valere diritti, interessi, pretese nascenti dal rapporto con i Fornitori;
- i tecnici informatici, unicamente nei limiti di quanto necessario a garantire il funzionamento di programmi e procedure informatiche strumentali allo svolgimento dell’attività del Titolare, debitamente autorizzati;
- Ministero dell’Istruzione e del Merito, Ministero dell’Economia e delle Finanze, Uffici Scolastici Regionali, Uffici scolastici territoriali o altri Enti, pubblici e privati, e altre Amministrazione dello Stato e in ottemperanza ad obblighi di legge e/o regolamento o anche a seguito di ispezioni e verifiche;
- altri soggetti che possono accedere ai Dati Personali in forza di disposizioni di legge o di normativa secondaria o comunitaria.
I suddetti destinatari opereranno, a seconda dei casi, in qualità di responsabili del trattamento, titolari autonomi del trattamento ovvero autorizzati. Per conoscere l’elenco aggiornato dei destinatari o richiedere informazioni aggiuntive, gli Interessati potranno scrivere al Titolare o al DPO.
6. Trasferimento dei dati personali a un paese terzo o a un’organizzazione internazionale
Qualora per l’assolvimento delle finalità indicate al par. 4 dovesse rendersi necessario il trasferimento dei Dati Personali verso Paesi Terzi, tale trasferimento avverrà in conformità ai requisiti prescritti dalla normativa europea e quindi in presenza di condizioni tali da assicurare un livello di protezione dei Dati Personali conforme a quello richiesto dal GDPR (applicazione decisioni di adeguatezza, adozione clausole contrattuali standard, etc.). Ciò potrebbe succedere nell’ambito dello svolgimento dei servizi forniti al Titolare da soggetti terzi.
7. Periodo di conservazione dei dati personali ovvero criteri utilizzati per determinare tale periodo
I Dati Personali contenuti nei documenti che attestano il rapporto contrattuale o comunque l’individuazione del Fornitore verranno conservati dalla Scuola per il tempo strettamente necessario alla specifica finalità per cui sono stati raccolti e comunque:
- almeno per tutta la durata del rapporto di fornitura;
- in relazione ai dati personali il cui trattamento è necessario in rapporto ad obblighi legali, per la durata di legge;
- in caso di insorgenza di problematiche, anomalie, contestazioni o controversie, anche non giudiziali, almeno per un periodo pari al termine di prescrizione delle azioni rilevanti, aumentato di un periodo prudenziale di sei mesi per l’accertamento, l’esercizio o la difesa del diritto della Scuola;
- secondo le indicazioni delle Regole tecniche in materia di conservazione digitale degli atti definite da AGID e nei tempi e nei modi indicati dal Massimario di conservazione e scarto per le Istituzioni scolastiche (con particolare riferimento alla finalità di archiviazione di cui al par. 4 lett. e).
8. Diritti degli Interessati
Nei limiti in cui ricorrano in concreto le circostanze, gli Interessati potranno esercitare, in qualsiasi momento e di norma gratuitamente, i seguenti diritti: (i) di accesso ai propri dati personali; (ii) di rettifica/integrazione dei dati personali inesatti/incompleti; (iii) alla cancellazione dei propri dati personali; (iv) la limitazione del trattamento (con il conseguente contrassegno dei dati personali conservati con l’obiettivo di limitarne il trattamento in futuro); (v) alla portabilità dei dati (che consente all’interessato, di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i dati personali che lo riguardano forniti alla Scuola e di chiedere a quest’ultima di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento). Inoltre, è possibile, in qualsiasi momento: opporsi al trattamento dei propri dati personali per motivi connessi alla propria situazione particolare (qualora si tratti di trattamento necessario per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri della Scuola). I suddetti diritti sono esercitabili scrivendo al Responsabile della Protezione dei Dati ai recapiti sopra indicati. Inoltre, ciascun Interessato, qualora ritenga che il trattamento dei suoi dati personali avvenga in violazione di quanto previsto dalla disciplina in materia di protezione dei dati personali, può proporre reclamo, ai sensi dell’art. 77 del GDPR, all’Autorità nazionale di supervisione dello stato membro dell’Unione Europea in cui ha la residenza abituale o luogo di lavoro o ove sia avvenuta l’asserita violazione del proprio diritto (nel caso tale Stato sia l’Italia, il soggetto cui rivolgersi è l’Autorità Garante per la protezione dei dati personali) o adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 del GDPR).
9. Processo decisionale automatizzato
Non è previsto un processo decisionale automatizzato ai sensi dell’art. 13 comma 2 lettera f del GDPR.
Il dirigente scolastico
Ultimo aggiornamento: 24 gennaio 2023
Visualizzazioni pagina: 17
0